Wwft- en sanctie-compliance-checklist voor het mkb

De Wwft geldt alleen voor aangewezen poortwachters. Stel eerst vast in welke categorie jij valt, los van de sanctieplicht die voor iedereen geldt.

• Ga na of jouw beroep of dienst onder de Wwft valt

  Aangewezen poortwachters zijn onder meer banken en betaaldienstverleners, accountants, belastingadviseurs en administratiekantoren, notarissen en advocaten (bij bepaalde diensten), makelaars en taxateurs, handelaren in goederen, pandhuizen, domicilieverleners en trustkantoren.

• Lever je geen van deze diensten? Dan ben je in de regel niet Wwft-plichtig

  Je blijft wel onder de Sanctiewet vallen (stap 5). Twijfel je over je status, leg het dan voor aan je accountant of brancheorganisatie.

• Handel je in goederen? Houd rekening met het contant-geldverbod

  Sinds 1 januari 2026 mag een handelaar in goederen een contante betaling van 3.000 euro of meer niet meer doen of accepteren. Tot en met 2.999,99 euro contant mag nog.

Cliëntenonderzoek is risicogebaseerd: hoe hoger het risico, hoe dieper je controleert. Bepaal vooraf met welk niveau je begint.

• Schat het risico in op type klant, dienst, sector, land en transactie

  Een eenmalige kleine order in eigen land is iets anders dan een doorlopende internationale handelsrelatie.

• Kies het onderzoeksniveau: vereenvoudigd, normaal of verscherpt

  Bij aantoonbaar laag risico mag vereenvoudigd onderzoek. Bij een hoog risico, zoals een PEP of een ondoorzichtige structuur, geldt verscherpt onderzoek (EDD) met extra informatie en aandacht voor de herkomst van middelen.

• Leg vast waarom je voor dit niveau kiest

De kern van cliëntenonderzoek: weet met wie je zakendoet, en controleer dat aan de hand van een betrouwbare bron.

• Noteer de officiële bedrijfsnaam, rechtsvorm, het land van vestiging en het registratienummer

  In Nederland het KvK-nummer, in het buitenland het lokale handelsregisternummer. Heb je een btw-nummer, neem dat dan mee.

• Verifieer dat de partij echt bestaat en actief is ingeschreven

  Voor een Nederlandse partij via het KvK-Handelsregister; een EU-btw-nummer valideer je via VIES, de officiële EU-controle die naam en land bevestigt.

• Identificeer de vertegenwoordiger of contactpersoon en zijn bevoegdheid

• Leg het doel en de aard van de zakelijke relatie vast

  Wat ga je voor de partij doen, en past dat bij wat je verder weet?

Achter elk bedrijf staan natuurlijke personen. De uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) bepalen mee welk risico je loopt.

• Achterhaal wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn

  Een UBO is een natuurlijke persoon die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang houdt, of op een andere manier feitelijke zeggenschap heeft. De grens van 25% is indicatief.

• Breng de eigendoms- en zeggenschapsstructuur in kaart

  Bij een gelaagde of buitenlandse structuur kost dit meer moeite; juist daar is het belangrijk.

• Bewaar de onderbouwing waaruit de UBO's blijken

De Sanctiewet 1977 geldt voor iedereen in Nederland, ook zonder Wwft-plicht. Je mag geen geld, goederen of diensten verstrekken aan een gesanctioneerde partij.

• Toets de bedrijfsnaam tegen de officiële sanctielijsten

  De EU-lijst is voor Nederlandse bedrijven rechtstreeks bindend. De Amerikaanse OFAC-lijsten en de Britse UK Sanctions List geven extra dekking bij een internationale relatie.

• Screen ook de UBO's, niet alleen het bedrijf

  Een bedrijf kan schoon zijn terwijl een eigenaar op een lijst staat. Via de EU 50%-regel kan een onderneming zelfs onder sancties vallen door wie erachter zit.

• Let op naamvarianten, aliassen en alternatieve schrijfwijzen

  Partijen staan vaak onder meerdere namen geregistreerd. Een overeenkomst is een signaal om te beoordelen, geen automatisch oordeel; zie ook false positives.

Een politiek prominent persoon vraagt om extra aandacht. Een PEP-signaal is geen verdenking, maar een reden voor verscherpt onderzoek.

• Ga na of een UBO of vertegenwoordiger een PEP is

  Een PEP bekleedt een prominente publieke functie, zoals minister, parlementslid of bestuurder van een staatsbedrijf. Naaste familie en bekende zakelijke relaties tellen mee.

• Pas bij een PEP verscherpt onderzoek toe

  Verzamel meer informatie en besteed extra aandacht aan de herkomst van de middelen.

Het land van de partij en de route van de goederen of betalingen bepalen mee hoe scherp je moet kijken, zeker bij omzeiling.

• Weeg het land van vestiging en de landen in de transactieketen

  Sommige landen gelden als verhoogd risico. Houd ook rekening met sectoren die gevoelig zijn voor misbruik.

• Let bij de Rusland-sancties op u-bochtlanden

  Landen waarlangs gesanctioneerde goederen alsnog hun bestemming proberen te bereiken. Een legitiem ogende order via zo'n land kan een omzeilingssignaal zijn dat om navraag vraagt.

Een check zonder vastlegging telt in de praktijk niet mee. Je dossier is je bewijs dat je zorgvuldig hebt gehandeld.

• Noteer welke bronnen je raadpleegde en op welke peildatum

• Leg de uitkomst en je afweging vast

  Wat zag je, hoe woog je een eventueel signaal, en waarom ga je de relatie wel of niet aan?

• Bewaar het dossier zodat je het kunt tonen aan bank, accountant of toezichthouder

Cliëntenonderzoek is geen eenmalige actie. Een relatie en haar risico kunnen na verloop van tijd veranderen.

• Monitor lopende relaties en transacties op afwijkingen

• Herhaal de screening bij signalen of na een vaste periode

  Hoe vaak hangt af van het risico: een hoog-risicorelatie controleer je vaker dan een laag-risicorelatie.

• Actualiseer je dossier bij wijzigingen in eigendom, structuur of activiteiten

Ben je Wwft-plichtig, dan hoort melden erbij. Deze plicht ligt bij de aangewezen poortwachters.

• Herken signalen van een ongebruikelijke transactie

  Denk aan een ongebruikelijk patroon, een transactie zonder economische logica of aanwijzingen die op witwassen of terrorismefinanciering kunnen duiden.

• Meld een ongebruikelijke transactie onverwijld bij FIU-Nederland

  De meldplicht geldt voor Wwft-plichtige instellingen. Particulieren melden niet bij FIU-Nederland.

• Bij een sanctie-treffer: bevries en meld volgens de geldende regels

  Een daadwerkelijke treffer op een sanctielijst meld je bij de bevoegde instantie en handel je af volgens de Sanctiewet.