Een zakenpartner screenen: stappenplan in 6 stappen

Waarom een zakenpartner screenen?

Een nieuwe klant of leverancier screenen betekent: voordat je zaken doet, controleer je of de partij is wie hij zegt te zijn en of je er volgens de regels mee mag handelen. Voor het mkb gaat het meestal niet om een zware KYC-procedure, maar om een nuchtere check op een paar punten: bestaat het bedrijf, staat er niemand op een sanctielijst, en is het risico te overzien.

De aanleiding is vaak praktisch: je bank vraagt erom, je werkt internationaal, of je wilt simpelweg aantoonbaar zorgvuldig zijn. Onderstaand stappenplan loopt van de eerste gegevens tot een vastgelegd dossier. Of dit voor jou een verplichting is, lees je in Wwft uitgelegd.

Het stappenplan in 6 stappen

1. 1

   Leg de partij vast

   Noteer de officiële bedrijfsnaam, het land van vestiging en het registratienummer (in Nederland het KvK-nummer, in het buitenland het lokale handelsregisternummer). Heb je een btw-nummer, neem dat dan ook mee. Hoe preciezer je begint, hoe betrouwbaarder elke volgende stap.

2. 2

   Controleer of het bedrijf echt bestaat en actief is

   Een naam alleen zegt weinig. Controleer of de onderneming daadwerkelijk staat ingeschreven en actief is. Voor een Nederlandse partij gebruik je het KvK-Handelsregister; voor een EU-btw-nummer valideer je via VIES, de officiële EU-controle die naam en land bevestigt. Zo weet je dat je met een bestaande, ingeschreven partij te maken hebt.

3. 3

   Screen de naam tegen de officiële sanctielijsten

   Toets de bedrijfsnaam tegen de negen officiële sanctielijsten, waaronder de lijsten van de EU, de VS en het VK, de VN-lijst en de Nederlandse terrorismelijst. De EU-lijst en de Nederlandse lijst zijn voor Nederlandse bedrijven rechtstreeks bindend; de Amerikaanse, Britse en overige lijsten geven extra dekking bij een internationale relatie. Let op naamvarianten en alternatieve schrijfwijzen, want partijen staan vaak onder meerdere aliassen geregistreerd.

4. 4

   Breng de uiteindelijk belanghebbenden in beeld en screen die ook

   Een bedrijf kan schoon zijn terwijl een eigenaar dat niet is. Achterhaal de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's), de natuurlijke personen achter de onderneming, en screen ook hen tegen de lijsten. Let daarbij op een PEP-status: een politiek prominente persoon vraagt om extra aandacht. Via de EU 50%-regel kan een bedrijf zelfs onder sancties vallen door wie erachter zit.

5. 5

   Weeg het landen- en omzeilingsrisico

   Kijk naar het land van de partij en de route van de goederen of betalingen. Sommige landen gelden als verhoogd risico, en bij de Rusland-sancties spelen u-bochtlanden een rol: landen waarlangs gesanctioneerde goederen alsnog hun bestemming proberen te bereiken. Een legitiem ogende order via zo'n land kan een omzeilingssignaal zijn dat om navraag vraagt.

6. 6

   Leg je beoordeling vast in een dossier

   Sluit af met vastleggen: welke bronnen je raadpleegde, op welke datum, wat de uitkomst was en welke afweging je maakte. Dat dossier is je audit trail: het bewijs dat je zorgvuldig hebt gehandeld, klaar voor je bank, accountant of een toezichthouder. Een check zonder vastlegging telt in de praktijk niet mee.

Hoe Sanctiescan deze stappen voor je uitvoert

Je kunt de zes stappen handmatig doorlopen, langs het Handelsregister, VIES en de losse sanctielijsten. Sanctiescan bundelt ze in één check: je vult de partij en eventueel de UBO's in, en de tool toetst tegen de bronnen, signaleert het landenrisico, en legt alles met bron en peildatum vast in een rapport. Feiten en een dossier, geen oordeel.

Wil je precies weten welke bronnen erachter zitten en hoe de beoordeling tot stand komt? Dat staat op de pagina hoe we screenen, met per bron de herkomst en de live-status.