Privacyverklaring

Wie wij zijn

Sanctiescan is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. In juridische termen zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we voor onze eigen doeleinden verwerken, zoals het beheer van je account. Heb je een vraag over privacy of wil je een recht uitoefenen, neem dan contact op via info@sanctiescan.nl.

Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je Sanctiescan gebruikt, verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens. Het e-mailadres waarmee je inlogt en de gegevens die nodig zijn om je account te beheren en te beveiligen.
• Screening-invoer. De bedrijfsnamen en namen van uiteindelijk belanghebbenden die je invoert om een screening uit te voeren. Dit kunnen persoonsgegevens van derden zijn.
• Gegenereerde rapporten. De resultaten en rapporten die uit een screening voortkomen en die je bewust vastlegt in je dossier.
• Technische loggegevens. Gegevens die automatisch ontstaan bij het gebruik van de applicatie, zoals technische informatie die nodig is voor de werking en beveiliging van de dienst.

Doe je een check zonder account, dan verwerken we je invoer kortstondig: we vergelijken de ingevoerde namen met de officiële sanctielijsten die we hebben ingeladen, tonen je het resultaat en bewaren je invoer daarna niet. Verwerken is hierbij iets anders dan bewaren: ook al leggen we niets vast, op dat moment vindt er wél een verwerking van persoonsgegevens plaats. De aanvullende bronnen (zoals VIES, KvK en insolventie) raadplegen we alleen binnen een account, niet bij de gratis check.

Doeleinden en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden, op basis van de AVG:

• Het leveren van de dienst. We verwerken je account- en gebruiksgegevens om de dienst te leveren, screeningen mogelijk te maken, rapporten te genereren en je account te beheren. De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst met jou.
• Beveiliging en correcte werking. We verwerken technische gegevens om de dienst veilig en betrouwbaar te houden, misbruik te voorkomen en problemen op te lossen. De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
• Wettelijke verplichtingen. Waar de wet ons daartoe verplicht, verwerken we gegevens om aan die verplichtingen te voldoen. De grondslag hiervoor is het nakomen van een wettelijke verplichting.

Let op het onderscheid bij de screening-invoer. De namen van derden die je invoert (zoals uiteindelijk belanghebbenden) verwerken we niet voor onze eigen doeleinden, maar namens jou: voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Sanctiescan op als verwerker. De grondslag voor het verwerken van die derden-gegevens ligt bij jou, bijvoorbeeld een wettelijke plicht (Sanctiewet of Wwft) of een gerechtvaardigd belang. Onze eigen grondslag — uitvoering van de overeenkomst of een gerechtvaardigd belang — geldt alleen voor je account- en technische gegevens. Meer hierover lees je verderop onder Sanctiescan als verwerker.

We gebruiken je gegevens niet voor doeleinden die hiermee onverenigbaar zijn en verkopen je gegevens niet aan derden.

Subverwerkers

Voor het leveren van de dienst werken we met een klein aantal zorgvuldig gekozen subverwerkers. Je persoonsgegevens (account en screeningen) staan in de EU; enkele diensten zijn internationaal, met passende waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen.

Opslag en bewaring

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze verwerken, of zolang we daartoe wettelijk verplicht zijn. We hanteren dataminimalisatie: we slaan op wat nodig is voor de screening en de bijbehorende vastlegging, niet meer. Gegevens die je niet langer wilt bewaren, kun je laten verwijderen voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt. Voor vragen over bewaring kun je contact opnemen via info@sanctiescan.nl.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteld verkeer, versleutelde opslag en strikte toegangsscheiding per organisatie. Lees meer over hoe we gegevens beschermen op de pagina Beveiliging & privacy.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage. Je mag opvragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
• Correctie. Je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen of aanvullen.
• Verwijdering. Je mag je gegevens laten wissen, voor zover er geen wettelijke grond is om ze te bewaren.
• Beperking. Je mag in bepaalde gevallen vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.
• Bezwaar. Je mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld op grond van je specifieke situatie.
• Dataportabiliteit. Je mag de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een verzoek naar info@sanctiescan.nl. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen voordat we het verzoek behandelen.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het niet eens met hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst, zodat we er samen uit kunnen komen. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Sanctiescan als verwerker

Bij een screening verwerk je als klant persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld de namen van uiteindelijk belanghebbenden van een tegenpartij. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Sanctiescan op als verwerker, namens jou. De afspraken die daarbij horen, leggen we vast in een verwerkersovereenkomst. Lees meer op de pagina Verwerkersovereenkomst.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst of de wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste herziening bovenaan.

Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan? Neem contact op via info@sanctiescan.nl.