Aan de slag
Wat te doen bij een treffer in een screening?
Laatst herzien 6 min lezen
In het kort
Bij een mogelijke treffer handel je niet meteen, maar beoordeel je eerst. Verifieer de identiteit op onderscheidende kenmerken zoals geboortedatum, land en de bron van de listing, en sluit zo een false positive uit. Leg je beoordeling met bron en datum vast. Blijkt het een echte match, dan mag je geen tegoeden of middelen ter beschikking stellen en meld je dat bij de juiste instantie. De tool signaleert, jij beslist.
Een treffer is een signaal, geen conclusie
Je doet een screening en er verschijnt een mogelijke treffer. Dat voelt als een alarm, maar het is een signaal om te beoordelen, geen vaststaand feit. Sanctie-screening vergelijkt namen, niet identiteiten. Een overeenkomst betekent dat een naam op een officiële lijst lijkt op die van je partij of een uiteindelijk belanghebbende, niet dat het zeker dezelfde persoon is.
De belangrijkste reflex is daarom: handel niet meteen. Niet meteen leveren of betalen alsof er niets aan de hand is, maar ook niet meteen de relatie opzeggen alsof de match al vaststaat. Eerst beoordelen, dan beslissen. Hieronder staat een rustig stappenplan.
Niet meteen handelen, in twee richtingen
Stappenplan bij een treffer
- 1
Pauzeer de stap die je wilde zetten
Zet de betaling, levering of het tekenen van het contract even stil. Niet definitief afblazen, maar aanhouden tot je de treffer hebt beoordeeld. Zo voorkom je dat je iets onomkeerbaars doet voordat je weet waar je aan toe bent.
- 2
Verifieer de identiteit
Leg de treffer naast je partij op punten die verder gaan dan de naam: geboortedatum, geboorteplaats, land, nationaliteit en functie. Open ook de officiële bron achter de listing voor de context, zoals het regime en de reden van plaatsing. Welke bronnen Sanctiescan gebruikt, vind je op de bronnenpagina.
- 3
Sluit een false positive uit
Wijken de kenmerken duidelijk af, dan is het vrijwel zeker een false positive (een naamgenoot). Komen de gegevens juist dicht bij elkaar, behandel de treffer dan als een echte tot je het tegendeel hebt aangetoond. Twijfel je, vraag dan aanvullende informatie op bij de tegenpartij.
- 4
Leg je beoordeling vast
Noteer wat je hebt geconcludeerd en waarom, met de kenmerken, de bron en de datum. Dit geldt ook als je de treffer afschrijft als naamgenoot. Een onderbouwde beoordeling is aantoonbaar zorgvuldig richting je bank of accountant; een weggeklikte treffer niet.
- 5
Bij een echte match: stop en meld
Blijkt het echt om de gesanctioneerde partij te gaan, dan zet je de relatie niet voort: je mag geen tegoeden of economische middelen beschikbaar maken (bevriezen) en je meldt de match bij de bevoegde instantie. Welke meldroute geldt, hangt af van je sector. Schakel hierbij een specialist in.
Bij een bevestigde sanctietreffer geldt een tweeledige verplichting: tegoeden en economische middelen niet langer beschikbaar maken (bevriezen) en de treffer melden bij de bevoegde instantie. De Sanctiewet 1977 maakt deze maatregelen in Nederland bindend en handhaafbaar.
Bron: Rijksoverheid, internationale sancties en de Sanctiewet 1977
Het verschil tussen pauzeren en bevriezen
Die twee lijken op elkaar, maar zijn niet hetzelfde. Pauzeren doe je zelf, vrijwillig, zolang je de treffer onderzoekt: een tijdelijke rem om geen overhaaste stap te zetten. Bevriezen is een verplichting die intreedt zodra vaststaat dat je met een gesanctioneerde partij te maken hebt. Dan mag je niets meer ter beschikking stellen, en is doorgaan geen optie meer.
Wat onder de sancties valt, kan ruimer zijn dan de partij die je voor je hebt. Via de EU 50%-regel kan een bedrijf dat zelf niet op de lijst staat, tóch onder de maatregelen vallen doordat gesanctioneerde personen het bezitten of controleren. Daarom verifieer je bij een treffer op een eigenaar ook de structuur erachter.
De tool signaleert, jij beslist
Wil je het beoordelen van een treffer in de bredere controle plaatsen? Lees dan wat een false positive is en hoe je die beoordeelt, of het stappenplan om een zakenpartner te screenen. Of doe direct een gratis check.
Veelgestelde vragen
Mag ik nog leveren als de screening een treffer geeft?
Niet voordat je de treffer hebt beoordeeld. Een treffer is een mogelijke overeenkomst, geen vaststaand feit. Verifieer eerst of het echt om jouw partij gaat. Pas als je hebt vastgesteld dat het een naamgenoot is (een false positive), kun je verder. Blijkt het een echte match, dan mag je geen tegoeden of economische middelen ter beschikking stellen.
Hoe weet ik of een treffer een false positive is?
Door de match te vergelijken op onderscheidende kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, land, nationaliteit en functie. Wijken die duidelijk af van jouw partij, dan is het vrijwel zeker een naamgenoot. Komen ze dicht bij elkaar, behandel de treffer dan als een echte tot je het tegendeel hebt aangetoond.
Bij wie meld ik een echte sanctietreffer?
Een bevestigde match meld je bij de bevoegde instantie. Voor financiële instellingen loopt dat via de toezichthouder; andere ondernemingen kunnen terecht bij het Meldpunt sancties van de overheid. Welke route precies geldt, hangt af van je sector en situatie. Dit artikel wijst de richting, het is geen juridisch advies; laat een specialist meekijken.
Wat betekent bevriezen precies?
Bevriezen betekent dat je de tegoeden en economische middelen van een gesanctioneerde partij niet meer beschikbaar mag maken: geen betalingen, geen leveringen, geen toegang tot wat van hen is of voor hen bestemd is. Het is een verbod om de relatie voort te zetten, geen actie die je zelf naar eigen inzicht invult.
Moet ik elke treffer vastleggen, ook een false positive?
Ja. Juist een afgeschreven treffer leg je vast: noteer waarom het geen match is, met de kenmerken, de bron en de datum. Zo kun je later aan je bank of accountant laten zien dat je de treffer hebt beoordeeld en op welke grond. Een treffer die je zonder onderbouwing wegklikt, is niet aantoonbaar zorgvuldig.
Lees ook
Een zakenpartner screenen: stappenplan in 6 stappen
Hoe controleer je een nieuwe klant of leverancier op sancties en risico's? Een praktisch stappenplan voor het mkb, van naam tot vastgelegd dossier.
Wwft uitgelegd: moet jij als mkb'er screenen?
Wat is de Wwft, wie is Wwft-plichtig, en wat betekent de Sanctiewet voor het mkb? Heldere uitleg zonder jargon, met wat je concreet moet doen.
EU, OFAC en UK: de sanctielijsten vergeleken
Wat is het verschil tussen de EU-, de Amerikaanse (OFAC) en de Britse sanctielijst, en welke gelden voor Nederlandse bedrijven? Een heldere vergelijking.
Screen je zakenpartner, gratis
Doe een check tegen negen officiële sanctielijsten. Geen account nodig.