Aan de slag
Een btw-nummer controleren met VIES
Laatst herzien 5 min lezen
In het kort
VIES is de gratis controledienst van de Europese Commissie waarmee je een btw-nummer uit een EU-land valideert. Je kiest het land, voert het nummer in, en VIES toetst het live tegen de nationale belastingdatabase. Een geldig nummer bevestigt dat de tegenpartij als ondernemer bestaat en toont meestal de naam, een nuttige eerste check, geen sanctie-screening.
Wat is VIES?
VIES is het VAT Information Exchange System van de Europese Commissie, een gratis online dienst om een btw-nummer uit een EU-land te valideren. Het is geen centrale database met alle btw-nummers, maar een zoekfunctie die je vraag live doorzet naar de nationale belastingdatabase van het betreffende land. Je krijgt een eenvoudige uitkomst terug: het nummer is geldig of ongeldig.
Voor een Nederlandse partij gebruik je het KvK-Handelsregister om het bestaan te bevestigen. Voor een tegenpartij elders in de EU is VIES het equivalent: het bevestigt dat de partij als ondernemer geregistreerd staat en toont meestal de officiële naam.
Hoe je een btw-nummer valideert
De controle is in een paar handelingen gedaan:
- Kies het land. Op de VIES-pagina selecteer je de lidstaat die het btw-nummer heeft uitgegeven.
- Voer het nummer in. Neem het btw-nummer exact over, zonder spaties of fouten.
- Lees de uitkomst. VIES toetst het nummer live tegen de nationale database en geeft geldig of ongeldig terug. Bij een geldig nummer verschijnt vaak ook de naam, en soms het adres, van de geregistreerde ondernemer.
VIES bevraagt live de nationale belastingdatabase van de gekozen lidstaat en geeft als uitkomst dat een btw-nummer geldig of ongeldig is. De Europese Commissie kan de juistheid van de onderliggende gegevens niet garanderen, omdat die uit nationale databases komen.
Waarom dit helpt bij het vaststellen of een partij bestaat
Een geldig btw-nummer is een feitelijke bevestiging dat je tegenpartij echt bestaat en als ondernemer is geregistreerd in dat EU-land. Dat is precies wat je wilt weten voordat je verder gaat: dat de naam op de factuur hoort bij een bestaande, geregistreerde onderneming. Onder de Wwft is zo'n bevestiging bovendien bruikbaar bewijs dat je hebt gecontroleerd met wie je zakendoet.
Een geldig nummer is geen vrijbrief
VIES en sanctie-screening combineren
Het bestaan vaststellen is de eerste stap. Daarna toets je de bedrijfsnaam, en die van de uiteindelijk belanghebbenden, tegen de negen officiële sanctielijsten. Hoe die twee controles samen in een nette volgorde vallen, lees je in het stappenplan om een zakenpartner te screenen.
Hoe Sanctiescan dit meeneemt
Meteen kijken? Doe een gratis check, of lees hoe je een Nederlandse partij bevestigt met een KvK-controle.
Veelgestelde vragen
Wat is VIES?
VIES staat voor VAT Information Exchange System, het btw-informatie-uitwisselingssysteem van de Europese Commissie. Het is een gratis online controledienst waarmee je kunt nagaan of een btw-nummer uit een EU-land geldig is. VIES is geen centrale database, maar bevraagt live de nationale belastingdatabases van de lidstaten.
Hoe controleer ik een EU-btw-nummer?
Je gaat naar de VIES-pagina van de Europese Commissie, kiest het land dat het nummer heeft uitgegeven, en voert het btw-nummer in. VIES toetst het nummer live tegen de nationale database van dat land en geeft als uitkomst geldig of ongeldig. Bij een geldig nummer wordt meestal ook de naam getoond.
Waarom helpt een VIES-controle bij screening?
Een geldig btw-nummer bevestigt dat de tegenpartij als ondernemer is geregistreerd in dat EU-land, en toont vaak de officiële naam. Daarmee stel je vast dat je met een bestaande partij te maken hebt voordat je verder controleert. Het is een feitelijke eerste stap, vergelijkbaar met een KvK-check voor Nederlandse bedrijven.
Is een geldig btw-nummer een garantie?
Nee. De Europese Commissie kan de juistheid van de gegevens niet garanderen, omdat ze uit nationale databases komen. Een geldig nummer bevestigt het bestaan en de registratie, maar zegt niets over betrouwbaarheid en is geen sanctie-screening. Combineer het daarom met een controle tegen de sanctielijsten.
Wat als VIES ongeldig teruggeeft?
Een ongeldige uitkomst kan betekenen dat het nummer niet bestaat, verkeerd is overgenomen, of dat de nationale database tijdelijk niet bereikbaar is. Controleer de invoer, probeer het later opnieuw, en vraag de tegenpartij om bevestiging. Trek niet meteen een conclusie op een enkele ongeldige uitkomst.
Lees ook
Een zakenpartner screenen: stappenplan in 6 stappen
Hoe controleer je een nieuwe klant of leverancier op sancties en risico's? Een praktisch stappenplan voor het mkb, van naam tot vastgelegd dossier.
Wwft uitgelegd: moet jij als mkb'er screenen?
Wat is de Wwft, wie is Wwft-plichtig, en wat betekent de Sanctiewet voor het mkb? Heldere uitleg zonder jargon, met wat je concreet moet doen.
EU, OFAC en UK: de sanctielijsten vergeleken
Wat is het verschil tussen de EU-, de Amerikaanse (OFAC) en de Britse sanctielijst, en welke gelden voor Nederlandse bedrijven? Een heldere vergelijking.
Screen je zakenpartner, gratis
Doe een check tegen negen officiële sanctielijsten. Geen account nodig.